اهمیت مدیریت زمان و نقش موثر آن
اهمیت مدیریت زمان و نقش موثر آن
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران
نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي
جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو
محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات
دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر
انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي‌شود.
هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت و هماهنگی نیاز دارد. در تعریف مدیریت گفته می شود مجموعه ای از وظایف که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم تصحیح، تقویت و راهنمایی می کند.
همه سازمان های رسمی و چه غیررسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارند.
فقدان مدیریت، موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می شود و سازمان ها را به نابسامانی و از هم پاشیدگی می کشاند. بنابراین مهم ترین توصیه های مدیریتی تحت عنوان چند نکته در مدیریت در ذیل بیان می شود.
بسیاری از افراد ادعا می کنند که وقت آن ها به هدر نمی رود و از وقت خود به نحو مطلوب استفاده بهینه را می برند و ابراز می دارند که من خیلی سازماندهی شده کار می کنم، می دانم کجا می روم، چه کار می کنم و...
اگر شما واقعا و صادقانه جزو این دسته از افراد هستید باید بگوییم که در گروه اقلیتی جای گرفته اید.
خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری خود بی تفاوت هستند در حالی که همگی مایل هستند کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهند ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آن ها کنیم. مثلا گاهی برای گرفتن یک جواب یا ارسال یک نامه یا درخواست کالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع مورد نظر به پیگیری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی و ... بیش تر از موضوع یا دستور جلسه مورد بررسی و تبادل نظر قرار می گیرند.
موضوع «مدیریت زنان» سال هاست که ذهن افراد و صاحب نظران را به خود مشغول کرده و تاکنون دوره های آموزشی و همایش های زیادی در این ارتباط برگزار شده است اما آیا واقعا توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کنیم و آن را در کنترل خود داشته باشیم.
حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را، چرا که زمان اساسا اداره شدنی است و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم که باید از آن به خوبی استفاده کنیم.
به یک تعبیر «مدیریت زمانی» در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارت هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم، همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم. توانایی و مهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی رهبری و کنترل.
شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت: به طور اجمال می توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد: عدم تفویض اختیار، تماس ها و مکالمات زیاد تلفنی، جلسات بسیاری در سازمان، قبول و یا تحمیل بیش از حد مسوولیت و کار، آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فکری، نداشتن کارکنان و همکاران شایشته و کارآمد، مسافرت ها و ماموریت های متعدد اداری، امور شخصی و گرفتاری خانوادگی، عدم برنامه ریزی مناسب، کار امور را به فرد افکندن.
همان گونه که مشاهده می شود موضوع «عدم تفویض اختیاری» شاید به عنوان مهم ترین عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.
به راستی چرا شما بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی کنید؟ بد نیست در این قسمت مهم ترین دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده است ذکر کنیم:
۱) کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیش تر آن ها معقولانه نیست.
۲) کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند بنابراین نمی توان اختیاری به آن ها تفویض کرد.
۳) کارکنان نمی خواهند به آن ها تفویض اختیار شود.
۴) فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود.
۵) قدرت جسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد.
۶) مدیران ترجیح می دهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند.
۷) ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود.
اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید که واقعا کدام موارد یا مواردی از هفت گزینه بالا شامل شما می شود. بعد کمی تامل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر می برید؛ تماس های تلفنی خارج از برنامه و ملاقات های بدون هماهنگی. بهتر است خود را طوری مقید و هدایت کنید که در کوتاه ترین زمان مکالمه یا ملاقات حرف خود را بزنید، شاید این توصیه در وهله اول سخت باشد.
ولی با این روش می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید، چون در این صورت برای این که محبوب همه باشید ناگزیر هستید که کاملا در اختیار درددل ها، مشکلات، درخواست ها و... این و آن باشید و از انجام کارهای ضروری بازبمانید. یک چیز دیگر که معمولا کارکنان را رنج می دهد و ممکن است خود آن ها خیلی متوجه نباشند که روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی دارد، موضوع شلوغ بودن و بهم ریختگی میز کار است.
آیا از این قبیل افراد هستید که دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی می کنید هر پرونده، نامه و یا هر ارجاعی را به موقع و به نوبت اهمیت کنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی کنید. این هم نکته بسیار بااهمیتی است که علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار می دهد. یک راهنمای کلیدی؛ برای آن که بر زمان در اختیار احاطه داشته باشیم و بتوانیم آن را مدیریت کنیم باید هدف گذاری مناسبی داشته باشیم یعنی این که برای هر روز کاری خود اهداف را ترسیم کنیم. از سوی دیگر برای هدف گذاری موارد ذیل را در نظر بگیریم هدف باید روشن، قابل اندازه گیری، واقع بینانه قابل دسترس و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
به مقالهی زیر که در مورد مدیریت زمان می باشد توجه بفرمایید:
نويسنده : مجید امیدوار
چكيده
استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت در عرصه كار و
زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه‌اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر
از زمان است. اين مقاله به تشريح مفاهيم و اصول مديريت زمان پرداخته و فنون و
ابزاري را براي مديريت زمان در محيط زندگي و كار ارائه مي‌كند.كليدواژه : مديريت
زمان
- مقدمه
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه،
ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند
تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود
ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران
نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي
جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو
محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات
دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر
انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي‌شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده
است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به
ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را
به وجود نياورده است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي
مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و
كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان
موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن
روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي
مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم
مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در
حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به
حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در
زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
2- اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك
مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي
متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را
شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از
مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند
مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم
براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي
هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي
استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك
مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل
به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از
فعاليتها را حذف كنيد. هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف
مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد.
يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.
2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد
شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده
مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي
بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني
مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر
يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت
براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه
احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت
خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از
فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها
شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز
انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليتها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند
اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل
فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به
شما كمك خواهد كرد.
2-2- اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد
زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست
يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.
با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف
كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين
كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از
نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود
كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص
كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام
دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت
نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به
صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت
مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در
زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه
بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به
ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.
2-3- برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي
شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي‌شود.
در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از
طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف،
برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر
بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات
محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان
خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي
انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا
مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را
افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.
2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي
شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط
بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار
مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند
خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي
تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از
خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
2-4-2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت
كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شما مي‌توانيد روز خود
را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا
كارهاي جديد را اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال
دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه
فعاليتهايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه
كنيد.
2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويتبندي
شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در
ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه
با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار
خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد
نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني
بزرگتر مشغول باشيد.
3- مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي
مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي اهداف شخصي مي‌تواند
خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت
قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد
بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به
شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي
فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
3-1- فقط بگو «نه»
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر
تناقضات در وقت ما مي‌شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت
به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن
در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود
را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي
تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با
افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما
دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را
فراهم نمي‌آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم
پذيرفته مي‌شود.
3-2- اهداف شخصي
3-2-1- هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دستيابي به
اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به
ما كمك مي‌كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي
خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي
تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به
سمت دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده
رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا
كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است
اما به شما كمك مي‌كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست
يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه
يك فرايند تدريجي است.
3-2-2- اهداف خود را اولويتبندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويتبندي كنيد. وقت گذاشتن و
اولويتبندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله
مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.
اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند.
اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به
توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه
بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا
اينكه فهرستي از اهداف اولويتبندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام
دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست».
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويتبندي دارد. قانون پارتو
مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي حاصل مي‌شود كه
انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويتبندي كنيد، بايد بيست
درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز
كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي‌كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات
خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز
مي‌شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر
هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويتبندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان
و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
3-3- تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي مورد نياز هر
روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل
كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل
نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي‌شود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل
نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز
دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به
كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام
دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده
است.
مقالات مرتبط
() | 
ورود ناموفق! >> 
درحال دریافت اطلاعات... لطفا چند لحظه صبر کنید
